Visión general
Los directorios de contacto son bases de datos, donde se almacena la información de contacto de sus clientes. Esta aplicación es de gran utilidad porque permite a los agentes aumentar la productividad, ya que cuentan con información detallada del usuario contactado. Además, con los directorios de contacto es posible desplegar campañas de marcación automática y vincular formularios de tipificación. A continuación se enumeran los pasos para la creación de un directorio de contactos.
Objetivos
- Aprender a crear directorios de contacto.
- Importar contactos a un directorio de contacto.
Pre-requisitos
- Contar con una conexión a internet estable.
- Ingresar a la plataforma como Admin/manager.
- Es necesario contar con los contactos que se desean cargar a la base de datos de la plataforma. Estos pueden estar en una hoja de cálculo que permita crear un archivo CSV. Si ya posee la información de sus contactos en un archivo de formato CSV, no es necesario realizar ningún proceso adicional.
Instrucciones
- Ingrese al menú de directorios de contacto, para esto de clic en el menú de la parte superior derecha y seleccione esta opción en el menú Servicios.
- Una vez ingrese al menú podrá ver en el panel inferior izquierdo los directorios existentes. Para crear un nuevo directorio de clic en crear nuevo directorio, tal como se muestra en la siguiente imagen:
- Se desplegará el siguiente menú:
- Se debe ingresar el nombre del directorio de contactos y una descripción. Luego para agregar los campos que tendrá el directorio, diríjase al menú superior y de clic en agregar campo (ver imagen anterior). Seguidamente aparecerá la configuración del campo de la siguiente manera.
- Como se observa en la imagen anterior, se tienen cuatro parámetros para configurar, en la primera columna se debe ingresar el nombre del campo, por ejemplo nombre, apellidos, teléfono, ciudad etc.
- El segundo campo se utiliza para indicar al sistema el tipo de dato utilizado, decir si el campo será utilizado para almacenar un texto, una fecha, un email, etc. Todos los directorios deben contener un campo con tipo de dato teléfono principal.
- Los últimos dos parámetros son para configurar las operaciones que pueden realizar los agentes sobre el directorio de contactos. Si desea que los agentes puedan ver el campo se debe activar la opción visible, si los agentes también podrán editar se debe activar la opción editable.
- Seguidamente agregue los campos del directorio de contacto que sean necesarios. Una vez haya finalizado este proceso es necesario que establezca un índice primario de búsqueda, es decir elegir uno de los campos creados en el directorio para que sea la base para realizar consultas. A Continuación, se muestra como realizar esta operación.
- En el panel derecho, se encuentra la opción índice de búsqueda primario, debe elegir un campo y dar clic en guardar directorio. Con esto ha finalizado el proceso de creación del directorio de contacto. En los pasos siguientes se explica como subir los datos al directorio
Video Explicativo
- Importar contactos al directorio: Después de finalizar el proceso de creación del directorio de contactos, es necesario importar los datos que se van a almacenar, para esto siga cuidadosamente las siguientes instrucciones.
- Verifique que los campos del directorios estén completos, luego proceda a validar su base de datos. Si posee una base de datos en una hoja de cálculo, revise que las columnas coincidan con las creadas en el directorio. Si esto no ocurre los datos no se cargarán correctamente. Un ejemplo de base de datos para el directorio de prueba creado en este artículo se puede ver en la siguiente imagen.
- Cuando se haya revisado la base de datos, valide también que no existan espacios en blanco. Para exportar el archivo en un formato CSV, diríjase a la opción archivo de la barra de herramientas y de clic en la opción guardar como, una vez se abra el menú emergente especifique el formato.
- Si abre el archivo CSV generado con un editor de texto plano se verá de la siguiente manera:
- Finalizado todo el proceso de verificación de la base de datos se debe proceder a cargar la información, para esto diríjase al menú de directorios de contacto y seleccione el previamente creado.
- Luego de clic en el botón edición y escoja la opción importar contactos, debe buscar en su dispositivo el archivo CSV generado y seleccionarlo.
- Cuando se finalice el proceso de carga, guarde los cambios, (ver siguiente imagen). Con esto su directorio de contactos ya está listo para usar. Para asociar un directorio a una cola de callcenter de clic en el vínculo.
Video Explicativo
